Оптимизируем затраты на жизнеобеспечение офиса. Офис-менеджер или секретарь «на хозяйстве»? Жизнеобеспечение деятельности офиса

Дата не установлена.

Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий

Целевая аудитория

семинар предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.

Цель

Получить теоретические знания в области менеджмента организации
Получить представление о закупочной деятельности
Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса
Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями
Приобрести навыки планирования
Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность

Результат

Результат для участников:

Сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации
получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования
получены теоретические знания в области менеджмента организации

Результат для компании:

Офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций
снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации
снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий
офис-менеджер правильно организует офисное пространство
офис-менеджер грамотно организует документооборот компании

Программа

1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.

2. Что должен знать Офис-менеджер:

• материальные и нематериальные активы предприятия;
• основные средства и материалы;
• виды хозяйственных операций;
• принципы проведения тендеров;
• основы бюджетирования.

3. Организация офисного переезда:

• поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);
• проведение переговоров с владельцем/арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)
• подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);
• заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);
• разработка детального дизайн-проекта;
• проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.
• работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;
• согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;
• подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);
• переезд в новый офис;
• окончание проекта.

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;
• осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;
• организация уборочных работ;
• организация деловых поездок;
• организация работы автопарка;
• организация работы ресепшн и секретарей;
• организация курьерской доставки;
• участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);
• организация питания сотрудников;
• офисная аптечка.

Мало собрать компанию профессионалов, найти удобное помещение под офис, наладить контакты с клиентами. Работоспособность его надо постоянно поддерживать. Обеспечение деятельности офиса – это кропотливая и многогранная работа.

Из статьи вы узнаете:

Работающий офис – как отдельный сложный организм. Все происходящие в нем процессы, которые напрямую не связаны с выполнением функциональных обязанностей сотрудников, нельзя пускать на самотек. Слаженно работающий офис – это не только залог прибыльности бизнеса, но и гарантия того, что сотрудники будут чувствовать себя комфортно, удобно, не будут отвлекаться на выполнение работы, не имеющей отношения к бизнес-процессам. А комфорт сотрудников напрямую связан с их мотивацией, отдачей, заинтересованностью в работе. Вот в чем важность организации работы офиса.

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Проблема в том, что в понятие «обеспечение работы офиса» вкладываются зачастую разные функциональные обязанности. В одной организации задачами является закупка канцтоваров и прием посетителей, в другом, особенно если речь идет о крупном юридическом лице, - это будет огромный набор разных требований. Причем настолько разных, что специалист, занимающийся организацией работы офиса, является специально обученным сотрудником.

Крупные компании, как правило, принимают на работу отдельного сотрудника, на которого возлагаются функции «хозяйки офиса». Занятий у такого сотрудника превеликое множество, поэтому в таких компаниях этот функционал редко объединяют с секретарской должностью .

Такой сотрудник курирует разноплановые задачи – как текущие (регулярные заказы канцтоваров, хозяйственных товаров, оплату счетов организаций по снабжению коммунальными услугами и др), так и внезапно возникшие - вызов бригады в случае аварии, координация персонала при возникновении нештатных ситуаций. Как говорится, такой сотрудник «и швец, и жнец, и на дуде игрец».

Читайте также:

• Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании
• Секретарю, помощнику, офис-менеджеру: способы перезагрузки
• Расстановка приоритетов для секретаря и офис-менеджера

Хозяйственное обеспечение офиса

Организация обеспечения офиса включает в себя один из главных пластов – наличие всего необходимого в офисе в его хозяйстве. Сюда входит:

1. закупка чая, кофе, «печенек», одноразовой посуды, воды и всего, что принято в конкретном офисе иметь для удобства сотрудников для кофе-брейков;
2. проверка наличия всей бытовой химии для уборки офиса и поддержания его чистоты;
3. обеспечение помещений всеми гигиеническими средствами;
4. закупка канцелярских товаров, распределение их между сотрудниками;
5. заказ визиток, брошюр, корпоративных товаров;
6. решение вопросов питания сотрудников;
7. работа со спец. одеждой, униформой, бейджами и т.д.;
8. организация пространства для приема посетителей и другие функции.

Обеспечение жизнедеятельности офиса предполагает в первую очередь решение вышеуказанных задач, именно эта категория вопросов относится к хозяйственному обеспечению.

Техническое обеспечение офиса

Пожалуй, эта сторона организации работы наиболее приближена к бизнес-процессам. Сюда входит такой функционал:

1. закупка офисной техники;
2. отслеживание ее работы (гарантийные сроки, наличие комплектующих деталей);
3. обеспечение расходными материалами;
4. уход и поддержание работоспособности иных технических устройств – систем кондиционирования, очистки воды, телефонных аппаратов, специальной техники (например, банковской);
5. работа с организациями коммунального хозяйства (поверка, замена счетчиков, снятие показаний, передача информации для проведения расчетов, получение счетов);
6. работа с контрагентами по регулярному обслуживанию техники и различных систем (пожаротушения, кондиционирования, вентиляции и др.);
7. решение оперативных задач, например, очистка крыльца офиса от наледи, организация удобства клиенткой зоны.

Разумеется, перечислены лишь наиболее типичные задачи, которые ложатся на плечи организатора офиса, а конкретные обязанности такого сотрудника прописываются в его должностной инструкции применительно к каждой конкретной фирме.

Комплексное обеспечение офиса

В зависимости от задач конкретной компании организация работы офиса может ограничиваться лишь хозяйственным обеспечением, либо сочетать хозяйственное и техническое, а может быть комплексным – т.е. включать еще ряд разнообразных обязанностей. Например:

хранение, сопровождение договоров, связанных с жизнедеятельностью офиса;

организация получения сотрудниками периодических изданий и профессиональной литературы;

работа с курьерами, водителями, уборщицами, охранниками и иным персоналом;

организация командировок руководителя и сотрудников (заказ отелей, билетов, обеспечение всем необходимым);

работа над корпоративными мероприятиями;

поздравление контрагентов и клиентов компании;

составление графика работы подчиненных сотрудников.

Как видим, комплексное обеспечение офиса – наиболее расширенный набор обязанностей, сотрудник для этой работы должен обладать огромной стрессоустойчивостью , навыками общения, специальными знаниями и умениями, способностью работать в режиме многозадачности, с большими объемами информации.

Организация обеспечения офиса

Как же организовать решение всех этих задач? Компании подходят по-разному к данному вопросу. Одни обходятся должностью секретаря, возлагая на него хозяйственное обеспечение офиса (если режим работы и количество сотрудников позволяют совмещать выполнение данных задач). Техническое обеспечение офиса при этом передается в отделы информационных технологий или отделы снабжения.

Если речь идет о комплексной организации работы компании, то такая должность в настоящее время называется «офис-менеджер». Именно этот сотрудник является «хранителем очага» компании и именно он знает, как поступать после полученного распоряжения руководителя, что «фирме надо то-то и то-то».

Набор функциональных обязанностей офис-менеджера в большинстве компаний стандартный. В крупных фирмах весь комплексный набор задач может быть разделен между разными сотрудниками. Иными словами, каждая отдельная компания самостоятельно решает, как ей удобнее и экономичнее организовать обеспечение жизнедеятельности офиса.

Снабжение офиса расходными материалами является одной из важнейших задач, стоящих перед руководством фирмы. Успешная работа компании косвенно зависит от того, насколько хорошо она обеспечена всеми необходимыми для комфортной работы инструментами.

Поставки разнообразных ресурсов – это важная статья расходов, которой стоит уделить пристальное внимание. Любой начальник хочет тратить деньги с умом и не желает переплачивать, спуская огромные средства не бесполезные для офисной жизни вещи.

Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда какая-нибудь тетя Параша, которая по вечерам убирает пустые кабинеты, транжирит моющее средство – оно просто исчезает. Наверняка, она просто уносит пару бутылочек домой. И вам оплачивать чистоту Парашиной квартиры незачем.

Поэтому необходимо оптимизировать затраты, связанные с жизнеобеспечением офиса, и исключить подобные злоупотребления. Давайте рассмотрим несколько простых советов, помогающих совладать с этими проблемами.

Совет №1. Контролируйте существенное, а остальное – по мере необходимости

Незачем распаляться и тратить драгоценные силы на совершенно не важные вещи. Контролировать все невозможно. Поэтому стоит уделять внимание лишь действительно существенными пунктам расходов.

Во многих экономических расчетах чудесно работает принцип Паретто. Вы наверняка с ним знакомы. Он гласит, что 80% всех наших затрат уходит лишь на 20% приобретаемых ресурсов, которые и являются важными для функционирования офиса.

Поэтому все последующие советы будут касаться в первую очередь существенных расходных материалов, которые разметаются, как горячие пирожки на распродаже, и тянут из вашего бюджета огромные деньги.

Совет №2. Выбирайте ресурсы с умом

Как офис-менеджеры обычно подходят к вопросу закупок? Правильно, они выбирают в прайсах поставщиков самые дешевые позиции. Желание сэкономить деньги компании похвально. Правда, чаще всего такая инициатива исходит от начальства, которое строго рекомендует беречь деньги.

И это неправильно! Потому что, выбирая минимальную цену, мы игнорируем качество поставляемых материалов. Практика показывает, что дешевые ресурсы расходуются быстрее, а значит и покупаются чаще, т.е. экономия получается поддельной.

Простой пример. Жидкое мыло водянистой консистенции рассчитано на 200 умываний. В то же время аналогичное количество густого мыла, которое стоит всего на 25% дороже, хватает уже на 400 умываний. Теперь ответьте сами, какое из них выгоднее покупать?

Совет №3. Поставщиков не должно быть много

Еще одна неуклюжая попытка сэкономить – увеличение числа закупочных операций. Часто бывает, что у одного поставщика выгодные расценки на одну категорию товаров, а у второго – на другую. И вот опять начинается гонка за сомнительной выгодой.

Воду и моющие средства мы берем у одной фирмы, бумажные полотенца – у другой, канцтовары оптом – у третей. Вместе с этим увеличивается количество документов строгой отчетности у бухгалтеров, офис-менеджеры тратят больше сил на общение с поставщиками.

В результате такой «оптимизации» вы получаете головную боль, распыляете внимание персонала на множество мелочей. Контроль ослабевает, а многочисленные поставщики начинают хитрить и обманывать. Поэтому выберите несколько не слишком «дешевых», зато надежных партнеров.

Совет №4. Установите нормы потребления

Непопулярное, но необходимое решение, если вы твердо намерены исключить лишние траты. Никто не советует вам, например, повестить около уборной отпускные нормативы по туалетной бумаге и жидкому мылу на одного сотрудника, нет.

Просто в течение недели (обычно требуется именно такой срок) вам опытным путем предстоит проверить, на что уходят расходные материалы, сколько их требуется, и кто из сотрудников использует их сверх меры.

В результате, опираясь на количественные характеристики потребностей офиса, вы сможете планировать расходы, закупать строго необходимое количество материалов, контролировать их потребление и предотвращать воровство.

Только не впадайте в крайности! Установить нормы потребления – это не значит его ограничить. Сотрудники должны получать столько «расходников», сколько им необходимо для труда и комфортной работы. Ни больше, ни меньше.

Совет №5. Используйте специальные технические средства

Аренда офиса, если в договоре не прописано иное, обычно предполагает передачу руководству компании абсолютно пустых помещений – без инфраструктуры, мебели и компьютеров. Всю технику, ресурсы для работы начальство приобретает самостоятельно.

Обычно на технические устройства, которые сопряжены с расходуемыми материалами, никто не обращает внимания. Тем не менее, их установка является самым лучшим способом дозирования и контроля норм потребления.

Даже самый простой дозатор, установленный на флакон с жидким мылом, исключает быстрое расходование. Без ограничителя сотрудники, скорее всего, при умывании будут щедро лить жидкость на руки. А при его наличии никто не станет нажимать на дозатор дважды или трижды.

Заключение

Как показывают расчеты, грамотная экономия на расходных материалах позволяет средней компании за год сохранить сумму, которой хватило бы на ежемесячные командировки двух сотрудников в экзотическую страну.

Наши советы предполагают не просто внимательную работу с цифрами и расчетами, но и воспитание людей. Прививайте сотрудникам бережливость, учите их осознанно пользоваться ресурсами, и тогда одной головой болью на повестке дня станет меньше.

Любой компании, будь то транснациональная корпорация или малое предприятие со штатом в два человека, необходим офис. Ведь офис, это не только то место, где мы проводим переговоры с партнерами и принимаем клиентов, но и место, где ведется повседневная кропотливая работа сотрудниками компании, направленная на развитие и процветание нашего бизнеса.

Задумайтесь, ведь если из нашей жизни вычесть время, отведенное на сон, то окажется, что большую часть своего времени мы проводим в офисе, выполняя нашу повседневную работу. И ведь никто из нас не хочет провести большую часть своей жизни в сыром и темном подвале. Следовательно, задумываясь о том, чтоб снять офис недорого , необходимо помнить что офис, по сути, является вторым домом для его сотрудников, и наличие исправной инженерной инфраструктуры (вентиляции, электроснабжения, отопления, водоснабжения, подключения к Интернету и т.д.) играет не последнюю роль в обеспечении его устойчивого и успешного функционирования.

«Обеспечение функционирования офиса» - эта фраза, зачастую, фигурирует под номером один в должностных обязанностях офис-менеджера. Давайте же разберемся, что скрывается под этой сухой фразой, и что необходимо обеспечить для организации нормального функционирования офиса:

• обеспечение соблюдения требований противопожарной безопасности;
• обеспечение безопасности персонала;
• обеспечение информационной безопасности;
• обеспечение услуг связи, интернета;
• обеспечение учета и контроля расходов на телефонные переговоры;
• организация работы транспорта;
• обеспечение курьерской связи;
• организация питания сотрудников;
• организация рабочих мест, эргономика;
• обеспечение необходимого уровня освещенности и параметров микроклимата;
• организация производственного контроля;
• организация сервисно-профилактических работ;
• организация проведения профилактического обслуживания и ремонта офисной техники;
• обеспечение наличия необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов;
• организация перемещения мебели;
• обеспечение вывоза мусора;
• организация уборки помещений;
• организация ведения учета посетителей;
• организация поездок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта.

И это далеко не полный список мероприятий, необходимых для успешной работы офиса

Организация и контроль работы офиса – это непрерывный рабочий процесс. Он должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Но зачастую, далеко не всегда офис-менеджеру под силу обеспечить в полной мере выполнение всех мероприятий, для обеспечения бесперебойной работы офиса. Многие факторы просто неподвластны ему.

Ведь обеспечение бесперебойной работы систем вентиляции, электроснабжения, водоснабжения, отопления и других инженерных систем; обеспечение охраны и пожарной безопасности; содержание в чистоте и исправном состоянии лифтов и мест общего пользования – это те факторы, выполнение которых лежит тяжким грузом на плечах собственника арендуемого офиса. При этом они оказывают немалое влияние на устойчивое функционирование офиса, и как следствие на развитие и процветание бизнеса.

Арендуя офис в офисном центре, обратите особое внимание на то, в каком состоянии содержится здание, и удостоверьтесь в том, что собственник прилагает все усилия для обеспечения комфортной работы Вашего офиса, и только тогда вы сможете быть уверены в плодотворной работе и грядущих успехах Вашего бизнеса.