Как оформить сотрудника в 1с бухгалтерия
Первый документ, который кадровик должен создать в кадровой программе, разработанной на платформе 1С Предприятие 8.3, при появлении нового сотрудника – это приказ о приеме на работу. Чтобы система его сформировала, необходимо внести данные о сотруднике в предназначенные для этого справочники. Давайте подробно рассмотрим шаги, которые необходимо предпринять, чтобы принять сотрудника на работу.
Здесь мы немного отвлечемся и попытаемся объяснить, что «новичок» уже может присутствовать в нашей базе как физлицо, а как сотрудник – отсутствовать.
В информационной базе 1С при оформлении нового работника нас интересуют два справочника – «Сотрудники» и «Физические лица». В первый из этих справочников один и тот же сотрудник может быть внесен несколько раз. Например, сотрудник уволился, а потом передумал, и его снова приняли на работу; или сотрудник является совместителем – это также будет второй элемент первого справочника. Но физическое лицо в базе должно быть только одно*. Обязательно надо проверить этот момент при приеме на работу новичка, чтобы не создать два одинаковых физических лица, и в процессе работы также следить, чтобы двойные физические лица в базе не появлялись. Если таковые возникли, дубль надо удалить.
*Ниже мы рассмотрим, чем грозят «двойники» и как исправить ситуацию, когда они все-таки появились.
Принять на работу в 1С 8.3
Создадим нового сотрудника, которого нет в базе. Здесь существуют два способа:
- Заполним справочник «Физические лица», а затем, при заполнении «Сотрудники», база 1С обнаружит соответствующее сотруднику физическое лицо;
- Создаем сотрудника, не создавая физическое лицо. В этом случае физическое лицо будет создано автоматически.
Рассмотрим первый способ. В разделе «Кадры-Физические лица» по кнопке «Добавить» заносим основные сведения о сотрудниках: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, паспортные данные, гражданство, инвалидность (если есть). Справа в пустое поле можно загрузить фотографию.
Рис.2
Программа выдаст следующее окно:
Рис.3
Если в базе несколько человек со схожими фамилиями и именами, программа их всех отобразит для выбора. Определившись с нужным нам физлицом, подтверждаем соответствие только что созданного сотрудника и созданного до этого физлица.
Рис.4
Стоит отметить, что все-таки предпочтительнее вносить сотрудников в информационную базу вторым способом, поскольку он проще и ошибок ввода при этом будет меньше. Но если физическое лицо в базе уже есть, нужно особо внимательно вносить фамилию и имя, чтобы избежать ошибки задвоения физического лица.
Вернемся к рассмотрению ситуации, когда физическое лицо уже занесено в информационную базу, но при создании соответствующего ему сотрудника произошла ошибка.
Рис.5
На Рис.6 показан результат ошибки, возникшей при внесении в базу неверного отчества – «Волков Марат Савельевичи». Из-за этого физическое лицо было создано вновь, и выделенные строки в списке теперь содержат информацию об одном и том же сотруднике. О том, что это не однофамилец, говорит одинаковый ИНН у сотрудников.
Рис.6
Обратите внимание: даже если позже ошибка будет исправлена в справочнике «Сотрудники», в базе физлиц останется две позиции, что в свою очередь также может привести к ошибкам, например, одному из физлиц будет начислена зарплата, а другому – выдан аванс или выписана доверенность. Чтобы исправить эту ошибку, воспользуемся сервисом «Объединение личных карточек» в разделе «Кадры».
Рис.7
Для этого нужно нажать кнопку «Найти задвоенные карточки», выбрать любую из задвоенных позиций (поскольку они одинаковые) и нажать кнопку «Выбрать», а затем нажать кнопку «Объединить».
Рис.8
Рис.9
Программа предупредит о том, что эта операция изменит наши данные, то есть отменить внесенные изменения после будет уже нельзя.
Рис.10
Затем нажимаем «Ок».
Рис.11
После этого в списке физических лиц один из «двойных» сотрудников уже будет помечен на удаление.
Рис.12
Останется воспользоваться сервисом «Удаление помеченных объектов».
Рис.13
Отметим, что после использования сервиса «Объединение личных карточек», в информационной базе на физическое лицо, помеченное на удаление, не будут ссылаться другие объекты ИБ даже до того, как оно будет удалено.
Оформление приказа о приеме на работу сотрудника
Итак, сотрудник занесен в базы, но еще не принят на работу. Для оформления приказа на работу нужно нажать гиперссылку «Прием на работу» (на Рис.14 выделено красной рамочкой).
Не стоит пытаться в этом же окне ввести дату приема на работу, а также должность и т.д. (на Рис.14 подчеркнуто синей линией): поля здесь предназначены не для ввода, а для отображения информации.
Рис.14
Чтобы попасть в приказ о приеме на работу и заполнить там все регламентные данные о сотруднике, нужно перейти по гиперссылке «Принять на работу».
Другим удобным способом оформления кадровых приказов по сотруднику является кнопка «Оформить документ», расположенная над списком сотрудников. Из «Оформить документ-Кадры» можно осуществить «Прием на работу», «Увольнение» или «Кадровый перевод».
Рис.15
Сотрудник появился в базе в результате переноса данных
Рассмотрим ситуацию, когда, например, переносили данные из программы ЗУП 2.5 в 3.0. Как посмотреть информацию по такому – «перенесенному» сотруднику? Это легко сделать, открыв сотрудника и нажав гиперссылку «История переводов».
Рис.16
Откроется таблица – «История изменения места работы». В этой таблице вы увидите документ «Начальная штатная расстановка». Если у сотрудника изменился оклад или какие-то другие кадровые данные, можно оформить документ «Кадровый перевод», в котором отметить галочкой, что изменилось, и поставить нужное значение. Внести документ «Изменение оплаты труда» можно тем же путем, что и на Рис.15.
Документ «Прием на работу» кроме шапки имеет три закладки – «Главное», «Оплата труда» и «Трудовой договор». Мы их заполняем, а по кнопке «Печать» печатаем «Приказ о приеме» и «Трудовой договор».
Рис.17
Готовый приказ о приеме на работу можно посмотреть в журнале «Кадры-Приемы, переводы, увольнения».
Рис.18
Там же можно вывести на печать приказ о приеме, трудовой договор и карточку Т2. Откроем документ «Прием на работу», кнопка «Печать», и выберем: Приказ о приеме (Т-1), Трудовой договор и т.д.
Рис.19
Рис.20
Рис.21
Чтобы распечатать или посмотреть Карточку Т-2, зайдем в раздел «Кадры-Кадровые отчеты», далее – Личные карточки Т-2, и нажимаем «Сформировать».
Рис.22
Рис.23
Итак, сотрудник принят на работу, его кадровые данные заполнены корректно.
В данной статье мы рассмотрим принципы кадрового учета, необходимые документы и пошагово разберем все этапы приема сотрудника на работу.
Будем рады видеть вас в числе наших клиентов!
Общие принципы кадрового учета
В данной конфигурации реализован такой функционал учета кадров:
Для регламентированного учета реализовано ведение трудовых договоров, учета отпусков и командировок и тд..
Кадровый учет является важным элементом для расчета заработной платы. Для ее корректного расчета достаточным будет введение таких документов как прием на работу, увольнение и кадрового перемещения. Пользователю программы дается возможность самостоятельно настроить регистры сведений "Учетная политика по персоналу" и "Учетная политика по персоналу организации".
Для регламентного учета реализована возможность поддержки внутреннего совместительства, проверка соответствия кадровых документов штатному расписанию организации и единая нумерация кадровых документов таких, как "Прием на работу в организацию", "Кадровое перемещение организации" и "Увольнение из организации".
Порядок и особенности заключения трудового договора
Нужно или нет вести трудовые договоры определяется каждой организацией лично. Данные трудового договора вводятся вручную на закладке "Трудовой договор" в справочнике "Сотрудники организации" (рис.1).
Рис.1. Справочник "Сотрудники", вкладка "Трудовой договор"
В дальнейшем информацию о трудовом договоре будет использована для автоматического заполнения табличной части документа "Прием на работу в организацию". Для того, чтобы распечатать трудовой договор необходимо в справочнике "Сотрудники организации" перейти по кнопке "Печать".
Виды трудовых договоров
Существуют следующие виды трудовых договоров:
Рис.2. Заполнение реквизита "Период действия трудового договора"
Для оформления договора, заключается на время выполнения определенной работы потребуется:
Рис.3. Заполнение реквизита "Вид договора"
Обязательным к заполнению становится реквизит "Основное назначение", если договор заключается с сотрудником организации;
Распечатать договор можно по кнопке "Печать".
Гарантии и ограничения при приеме на работу
Наличие у работника дополнительных гарантий и их вид фиксируется в регистре сведений "Сведения о лицах с дополнительными гарантиями" (рис.4).
Рис.4. Регистр сведений "Сведения о лицах с дополнительными гарантиями"
Обязательными реквизитами в данном регистре будут:
- дата начала действия права на дополнительные гарантии;
- ФИО сотрудника;
- необходимо установить флажок о наличии гарантии и выбрать вид гарантии (информация о виде гарантий сохраняется в справочнике "Дополнительные гарантии в содействии трудоустройства»).
Для анализа информации о сотрудниках с дополнительными гарантиями можно сформировать отчет "Списки сотрудников организации" (рис.5).
Рис.5. Отчет "Списки сотрудников организации"
Необходимые документы для заключения трудового договора
Необхиднимы данными для приема на работу являются: данные таких документов, как паспорт, водительское удостоверение или другие документы, подтверждающие личность, информация которых вводятся в справочнике "Физические лица" в поле "Удостоверение" на закладке "Общее".
По кнопке «История» есть возможность получить информацию о предыдущих документы. Также на закладке "Личные данные" можно заполнить информацию (рис.6):
Рис.6. Заполнение информации в разделе "Личные данные"
Информация о прошлой трудовой деятельности заполняется по кнопке "Труд" в справочнике "Физические лица".
Важно! Данная информация является сугубо справочной информацией и может использоваться только для составления отчетности и никак не влияет на расчеты по оплате труда.
По кнопке "Печать" в элементе справочника "Физические лица" можно получить данные о физическом лице. Также для просмотра всей информации о физическом лице можно использовать обработку "Управление данными работника". Кроме просмотра информации по кадровому учету в данной обработке можно еще и выполнять такие действия, как проверить, изменить или создать документы.
Прием сотрудника на работу
Для того, чтобы принять на работу нового сотрудника нужно выполнить такой алгоритм действий:
Для оформления сотрудника на работу в организацию можно использовать "Помощник приема на работу". Он позволяет пошагово ввести все необходимые данные о сотруднике, в результате чего будет автоматически создан новый элемент в справочнике "Сотрудники" и документ "Прием на работу в организацию".
Если процедуру приема на работу выполнять самостоятельно, то прием на работу происходит в два этапа:
Рассмотрим вариант оформления на работу с использованием помощника приема на работу. Для использования помощника нужно в настройках пользователя установить флажок "Использовать помощник приема на работу" (рис.7).
Рис.7. Настройка использования помощника приема на работу
При создании нового сотрудника в одноименном справочнике по кнопке "Добавить" автоматически откроется форма обработки "Помощник приема на работу" (рис.8).
Рис.7. Открытие обработки "Помощник приема на работу"
Ввод сведений будет выполнять пошагово.
1 шаг
На закладке "Основные данные" необходимо будет заполнить следующую информацию:
2 шаг
На закладке "Место работы" нужно ввести сведения об условиях и месте работы нового сотрудника:
3 шаг
На закладке "Оплата труда" заполняется следующая информация:
4 шаг
На закладке "Дополнительная информация" заполняется дополнительная информация по сотруднику:
5 шаг
На закладке "Завершение работы" есть возможность добавить уточнения для наименования для нового элемента справочника "Сотрудники" (с целью визуального отличия элементов справочника сотрудников с одинаковым ПИБ).
Для окончания работы "Помощника приема на работу" и сохранения данных необходимо нажать на кнопку «Готово».
В результате в информационной базе автоматически будет создан:
При приеме на работу сотрудника оформляют ряд документов – трудовой договор, личную карточку и т.д. Также надо внести правильные данные в учетную программу, от этого зависит корректное начисление зарплаты и налогов. Далее читайте пошаговую инструкцию, как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП.
Оформлением приема на работу нового сотрудника в 1С 8.3 ЗУП обычно занимается работник кадровой службы. Но в небольших организациях эту функцию часто выполняет бухгалтер. С помощью нашей пошаговой инструкции сотрудник бухгалтерии сможет оформить прием сотрудника на работу в 1С 8.3 ЗУП в четыре шага.
Оформите прием в программе БухСофтШаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП основные данные по сотруднику
Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Работа с кадрами» (2). Откроется окно для кадровых операций.
В окне «Работа с кадрами» выберете вашу организацию (3). После этого вы увидите список уже принятых в вашу организацию сотрудников (4). Для приема на работу в 1С 8.3 ЗУП нового работника нажмите на ссылку «Новый сотрудник» (5). Откроется форма для ввода данных.
В открывшемся окне заполните по новому сотруднику:
- ФИО полностью (5);
- Дату рождения (6);
- ИНН (7). Если вы введет неправильный ИНН, то он окрасится в красный цвет;
- СНИЛС (8). Если вы введет неправильный СНИЛС, то он окрасится в красный цвет;
- Пол (9). В большинстве случаев программа 1С 8.3 ЗУП сама определяет пол по ФИО, но если пол определился неправильно, исправьте его.
Шаг 2. Введите в 1С 8.3 ЗУП личные данные по новому сотруднику
В окне для ввода личных данных укажите по сотруднику:
- Место рождения (1);
- Вид документа (2). Выберете из справочника нужный вариант, например «Паспорт гражданина РФ»;
- Серию паспорта (3);
- Номер паспорта (4);
- Кем выдан паспорт (5);
- Дату выдачи паспорта (6);
- Код подразделения (7);
- Адрес по прописке (8);
- Адрес места проживания (9);
- Мобильный телефон (10).
Для сохранения личных данных нажмите кнопку «ОК» (11).
Для записи введенных данных нажмите кнопку с дискетой (12). Теперь можно оформлять прием на работу в 1С 8.3 ЗУП.
Шаг 3. Оформите прием на работу нового сотрудника в 1С 8.3 ЗУП
В открывшемся окне во вкладке «Главное» (2) укажите по новому сотруднику:
- Дату приема на работу (3);
- Сколько месяцев будет испытательный срок (4);
- График работы (5). Например «Пятидневка»;
- В какое подразделение принимается на работу (6);
- Должность (7);
- Вид занятости (8). Например «Основное место работы».
В новом окне укажите, сколько лет (10), месяцев (11) и дней (12) составляет трудовой стаж нового сотрудника, по состоянию на дату приема (13). Если у работника нет трудового стажа, кликните на кнопку «с момента приема…» (14) и укажите дату приема на работу (15). Для сохранения данных нажмите кнопку «ОК» (16). После этого ссылка «Не заполнен стаж…» исчезнет.
Далее кликните на вкладку «Трудовой договор» (21). Здесь укажите его номер (22) и дату подписания (23). Если нумерацию трудовых договоров вы ведете в 1С 8.3 ЗУП, то нажмите кнопку «Назначить» (24) для автоматического определения номера.
Данные для приема на работу внесены в 1С 8.3 ЗУП, нажмите кнопку «Провести» (25) для завершения операции. Далее вы можете распечатать приказ о приеме на работу и трудовой договор. Для этого нажмите кнопку «Печать» (26) и выберете нужные ссылки, например «Приказ о приеме (Т-1)» (27) или «Трудовой договор» (28).
Шаг 4. Внесите данные в 1С 8.3 ЗУП для учета вычетов по НДФЛ по новому сотруднику
Для правильного расчета налога на доходы физических лиц 1С 8.3 ЗУП по новому сотруднику надо ввести данные по вычетам, например на детей до 18 лет. Если работник написал заявление на вычет, надо внести эти сведения в 1С 8.3 ЗУП в карточку сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком всех сотрудников.
В списке найдите нужного работника (3) и кликните на него два раза мышкой, откроется карточка сотрудника.
Для ввода вычета нажмите кнопку «Добавить» (6) и выберете нужный вычет (7), например «На первого ребенка…» (8). Также укажите месяц, с которого надо применять вычет (9). Если сотрудник принят на работу в середине года, вычеты следует предоставлять с месяца приема на работу. При этом для правильного расчета вычета нужна справка с предыдущей работы, ведь вычет на ребенка предоставляется до тех пор, пока нарастающий доход сотрудника не превысит определенный лимит. Для сохранения введенных сведений в 1С 8.3 ЗУП нажмите кнопку «Провести и закрыть» (10).
Для ввода данных о предыдущих доходах за текущий год кликните на ссылку «Доходы с предыдущего места работы» (11). Откроется форма для ввода.
В открывшемся окне введите помесячно данные о доходах с предыдущего места работы (12). Для их сохранения нажмите кнопку «Записать и закрыть» (13). Для ввода сведений по всем вычетам и доходам с предыдущего места работы нажмите кнопку «ОК» (14). Теперь программа 1С 8.3 ЗУП правильно рассчитает НДФЛ по новому сотруднику.
Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при . Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.
В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.
В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.
Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».
В открывшейся карточке справочника выберите организацию.
Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.
Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:
Личные данные, сведения об образовании, семье, трудовой деятельности, страховании заполняются по соответствующим гиперссылкам вверху формы. При необходимости, вы так же можете прикрепить к карточке сотрудника файл, например, с его фото или скан — копиями документов.
Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».
Справочник «Физические лица»
После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».
Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.
Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.
Данный механизм реализован для того, чтобы в соответствии с законодательством НДФЛ считалось общее по всем местам работы для одного физического лица. Остальные же расчеты ведутся отдельно.
Например, в нашей организации работает сотрудник и это его основное место работы. Так же периодически ему переводятся денежные средства по договору ГПХ. НДФЛ должно начисляться общее (суммироваться по обоим договорам). Начисления же будут производиться отдельно. В программе будет одно физическое лицо и два сотрудника.
В связи с этим очень важно контролировать отсутствие дублей в справочнике физических лиц. В противном случае возможны нежелательные последствия с некорректностью расчетов и с налоговыми органами. К тому же, налоговые вычеты привязаны именно к физическому лицу.
Во избежание данных ситуаций при заполнении данных (например, ИНН) в карточке сотрудника, если программа найдет физическое лицо с такими же данными, она выдаст соответствующее сообщение.
При появлении дублей физических лиц обратитесь к администратору программы, чтобы он произвел объединение карточек с личными данными специальной обработкой.
Документ «Прием на работу»
Мы завели в программе нового сотрудника. Теперь переходим непосредственно к приему на работу сотрудника. Сделать это в 1С ЗУП 8.3 можно на начальной странице, в карточке сотрудника, либо через меню «Кадры».
В нашем примере мы будем принимать сотрудника из начальной страницы, так как там наглядно отображены те лица, которые не приняты на работу, что довольно удобно.
Для этого выделите созданного сотрудника в соответствующей таблице и нажмите правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Оформить прием на работу».
В открывшемся документе некоторые поля заполнились автоматически. При необходимости откорректируйте их, а так же укажите подразделение и должность.
Если вы заполняете , то оплата труда подставится из него. Перейдем на соответствующую вкладку. Все верно, начисление заполнилось из позиции штатного расписания. Эти данные можно откорректировать.
Если вы не ведете штатное расписание, вкладку «Оплата» необходимо заполнять вручную.
Для регистрации факта приема на работу по трудовому договору и оформления приказа о приеме в программе необходимо:
- Зарегистрировать нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие — Сотрудники ).
- Ввести документ (меню ).
Помощником приема на работу . Он позволяет в пошаговом режиме ввести все необходимые данные о новом сотруднике и по окончании ввода автоматически создать новый элемент в справочнике Сотрудники и ввести документ Прием на работу в организацию . А также можно оформить прием на работу без использования Помощника приема на работу . В этом случае прием на работу регистрируется в два этапа: регистрация нового сотрудника и оформление трудового договора, оформление приказа на работу.
Оформление приема на работу
Прием сотрудника с использованием помощника приема на работу
Оформление приема на работу
Для оформления приема на работу можно воспользоваться Помощником приема на работу . Для использования помощника необходимо, чтобы в настройках пользователя был установлен флажок (меню )
Оформление приема на работу
При создании нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие — Сотрудники ) по кнопке Добавить автоматически открывается форма Помощника приема на работу . Ввод сведений о новом сотруднике осуществляется «пошагово».
1. На первом шаге Основные данные (рис. 3) введите следующие данные о сотруднике:
- Фамилия , Имя , Отчество сотрудника. Если в справочнике Физические лица (меню Предприятие — Физические лица ) уже зарегистрировано физическое лицо с таким Ф.И.О., то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица (в диалоге ). Если данные по сотруднику ранее не были зарегистрированы, а в списке показаны однофамильцы, выберите команду Создать новое физлицо ;
- Дата рождения и Пол сотрудника. Если для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица физического лица (в диалоге Список физлиц с похожими данными ) (рис. 4) и был осуществлен выбор физического лица по кнопке Выбрать отмеченное в списке ), то поля Дата рождения и Пол заполняются автоматически и недоступны для изменения в форме помощника;
- установите флажок Штатный сотрудник или Работник по договору гражданско-правового характера ;
- поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которую принимается сотрудник;
- в поле Таб.номер — табельный номер сотрудника, по умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен.
2. На втором шаге Место работы (рис. 5) введите сведения об условиях и месте работы нового сотрудника:
- по умолчанию устанавливается флажок Создать приказ о приеме на работу . В этом режиме при завершении работы помощника в информационной системе создается документ приема на работу. Если документ не нужно создавать, то флажок можно снять;
- установите флажок Вид занятости : основное место работы, совместительство (внешнее) или внутреннее совместительство;
- укажите подразделение, должность, график работы нового сотрудника, количество занимаемых им ставок, количество месяцев испытательного срока (если при приеме на работу устанавливается испытательный срок), дату приема на работу;
- номер и дата трудового договора заполняются автоматически. При необходимости можно изменить номер и дату договора, а в случае приема по срочному трудовому договору заполнить дату окончания срока договора.
3. На третьем шаге Оплата труда введите сведения о начислениях, назначаемых сотруднику при приеме на работу: укажите основной вид начисления сотрудника и его размер, а также перечень надбавок, предусмотренных для сотрудника, и значения показателей для их расчета.
4. На четвертом шаге Дополнительная информация введите дополнительную информацию о сотруднике: ИНН, номер страхового свидетельства ПФР, а также — сведения о гражданстве, инвалидности, праве на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, сведения о доходах с предыдущего места работы и статусе налогоплательщика (сотрудника).
5. На последнем шаге Завершение работы можно задать уточнение наименования для создаваемого элемента справочника Сотрудники (с целью визуального различия элементов справочника, соответствующих сотрудникам с одинаковым Ф.И.О.).
Для завершения работы Помощника приема на работу и записи введенных с его помощью данных нажмите кнопку Готово .
При этом в информационной базе автоматически будут созданы:
- Физические лица Физические лица ). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц (ввод адреса места жительства, данные паспорта и др.) осуществляется в форме элемента справочника Физические лица Сотрудники
- Сотрудники ;
- документ Прием на работу в организацию .
Сотрудники
Из формы документа Прием на работу в организацию можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по форме Т-1 или Т-1а.
Прием на работу без использования помощника приема на работу
Оформить прием на работу можно и без использования Помощника приема на работу . Для этого необходимо, чтобы в настройках пользователя был снят флажок Использовать помощник приема на работу (меню Сервис — Пользователи и права доступа — Пользователи ).
В справочнике Сотрудники (меню Предприятие — Сотрудники ) создайте новый элемент, нажав кнопку Добавить . При регистрации сотрудника можно либо одновременно создать новое физическое лицо (установив переключатель ), либо выбрать соответствующее сотруднику физическое лицо из справочника Физические лица (установив переключатель Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц ). Второй вариант используется, если регистрируется сотрудник, который ранее уже работал на предприятии по другому договору или его личные данные уже были предварительно внесены в справочник Физические лица .
В нашем примере одновременно с регистрацией нового сотрудника создается новое физическое лицо (соответствует положению переключателя Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц в форме нового элемента справочника Сотрудники ).
В поле Имя введите фамилию, имя, отчество нового сотрудника. На закладке Общее введите личные данные сотрудника (дата рождения, страховой номер ПФР, пол, ИНН) и данные сотрудника, а именно — вид договора, организацию, в которую принимается сотрудник, вид занятости. Поле Табельный № заполняется по умолчанию следующим по порядку свободным табельным номером, который при необходимости может быть изменен.
На закладке Трудовой договор введите данные трудового договора, заключаемого с сотрудником. Номер договора и дата его регистрации в информационной системе заполняется автоматически. Значение этих полей можно изменить. В поле Действует с укажите дату начала срока действия договора. Если договор срочный, то вводится дата окончания договора в поле по . Далее необходимо заполнить данные об испытательном сроке — количество месяцев (если испытательный срок не предусмотрен трудовым договором, поле не заполняется), подразделение организации, куда принимается сотрудник, его должность, график работы, количество занимаемых ставок и оплату при приеме на работу (вид расчета, сумму оплаты и персональные надбавки, если они есть).
На закладке Дополнительно предусмотрена возможность разделения сотрудников организации по определенным свойствам и категориям. Свойства и категории — это дополнительные признаки, которые могут быть присвоены сотрудникам для проведения дополнительного анализа в отчетах.
При сохранении документа в информационной базе автоматически будут созданы:
- личные данные сотрудника в справочнике Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного физического лица в справочнике Физические лица ). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица . Открыть форму физического лица можно из справочника Сотрудники или из списка физических лиц;
- запись о сотруднике в справочнике Сотрудники .
Из формы элемента справочника Сотрудники можно сформировать и вывести на печать: типовой трудовой договор организации с сотрудником и примерную форму трудового договора при дистанционной работе.
Оформление приказа о приеме на работу
Оформление приема на работу
Регистрация факта приема на работу и оформление приказа о приеме на работу производится с помощью документа Прием на работу в организацию . Документ можно ввести на одного или нескольких сотрудников сразу.
- Меню Кадровый учет — Кадровый учет — Прием на работу в организацию .
- Нажмите на кнопку Добавить .
- В поле от укажите дату приказа о приеме на работу.
- В поле Организация укажите организацию (или ее обособленное подразделение), прием на работу в которую регистрируется (выбором из справочника Организации ).
- Поле Ответственный заполняется по умолчанию — значением из настроек текущего пользователя.
- На закладке Сотрудники
укажите сотрудника или список сотрудников, принимаемых на работу из справочника Сотрудники
. При этом реквизиты табличной части автоматически заполняются на основании данных трудового договора, внесенных в справочник Сотрудники
:
- в реквизите Подразделение указывается структурное подразделение, в которое производится прием сотрудника (из справочника Подразделения организаций );
- в реквизите Должность указывается занимаемая должность из справочника Должности организаций ;
- в реквизите Ставка указывается количество занимаемых ставок;
- в реквизите Дата приема указывается дата приема на работу. Если сотрудник принимается на определенный срок, то в реквизите По указывается дата окончания периода работы по трудовому договору. По умолчанию реквизит По не отображается в форме документа. Для того чтобы настроить его видимость, необходимо из контекстного меню вызвать диалог Настройка списка и отметить колонку флажком;
- в реквизите Испытательный срок указывается количество месяцев испытательного срока (если испытательный срок не предусмотрен трудовым договором, реквизит не заполняется);
- в реквизите Условия приема можно ввести произвольную строку, характеризующую условия приема для отражения в печатной форме Т-1;
- в реквизите График работы указывается график рабочего времени для сотрудника.
- На закладке Начисления
указываются, какие плановые начисления необходимо ежемесячно производить в пользу сотрудника, и их размер в соответствии с условиями заключенного трудового договора. Список начислений заполняется автоматически на основании следующих данных:
- вида основного начисления сотрудника и списка персональных надбавок, указанных в данных трудового договора в справочнике Сотрудники ;
- списка надбавок, предусмотренных для штатной единицы штатным расписанием организаций (меню Кадровый учет — Штатное расписание );
- схемы мотивации организации: должностной схемы мотивации и схемы мотивации для рабочего места (меню Персонал — Мотивация ).
При необходимости список плановых начислений можно дополнить. При этом следует иметь в виду, что сотруднику может быть назначено только одно основное плановое начисление, т.е. начисление, по которому ведется учет рабочего времени (вид учета времени — Начисление за работу в пределах нормы времени (закладка Время видов расчета)). По таким начислениям оплачивается время, отработанное в пределах нормы времени по графику работы и измеряемое целыми днями (сменами) (например: оклад по дням, оклад по часам и т.д.).
